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第四节　总账子系统初始化

　　系统初始化就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”，即将手工会计核算体系移植到计算机，这是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。初始化处理分两部分实现，即核算体系的建立与期初数据的整理录入。

　　一、核算体系的建立

　　1.操作员设置

　　所谓操作员设置，就是将本单位财务人员设置为系统认可的操作员，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作;另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。以系统管理员身份注册，进入系统管理的具体操作详见第二章中“设置操作员及权限”部分。

　　2.建立核算账套

　　当用户第一次使用系统时，首先需要建立新的核算账套，以后每个新的会计年度开始时.只需建立新年度的核算账簿即可。新账套的建立参见第二章第一节的相关内容。

　　账套中的“会计主管”应该是本单位的财务人员，因此要先进行操作员设置，再建立核算账套。

　　如果存货(或客户、供应商)要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案，否则可以直接设置存货(或客户、供应商)档案。

　　账套主管可以通过【账套】下的【修改】功能，根据本单位的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。

　　3.操作员权限设置

　　设置好操作员并建立核算账套后，应对每一个操作员赋予一定的权限。该项操作只能由系统管理员和他所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。操作员权限设置参见第二章第一节相关内容。

　　4.定义编码方案

　　为了便于用户进行分级核算、统计和管理，可以对基础数据的编码进行分级设置。因此，在系统初始时，应对系统将要用到的一些目录的编码级次及每级位数进行定义。可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。

　　编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。

　　定义编码级次方案，可以在建立账套过程，通过建账向导来定义;也可以在【系统控制台】界面，通过【基础设置】中的【编码方案】 来定义、修改编码方案;还可以通过修改账套参数的方法来修改编码方案。如图3-4所示。

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　　5.启用账套

　　启用账套，就是要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。当第一次启用总账系统时，系统自动出现图3-5所示对话框，可以进行选项设置。在启用账套或业务变更后，也可以通过该对话框查看或调整账簿的选项。另外，在【总账系统】界面，单击【文件】菜单下的【选项…】，也可以得到选项对话框。

　　从图3-5可以看到，对话框共有四个页签：

　　(1)凭证页签。

　　①制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。

　　③外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式。

　　③凭证控制：主要设置处理凭证时，系统应对哪些操作进行控制。