一、业务循环综述

　　采购与付款循环从请购单开出.经过订货、签订合同、验收、确认债务、付款等环节。

　　请购(请购单)---->报批---->订货(订货单)---->验收(验收单)---->储存 ---->编制付款凭单(付款凭单)---->记帐---->付款。

　　1处理请购单

　　由使用商品和劳务的被授权人提出采购申请并填制请购单是本循环的起点，通常由产品制造、资产使用等部门对所需要购买的商品填写请购单。适当的授权审批是这一环节控制的关键，这种授权审批一般是按照经济业务的性质进行分级授权控制。

　　2编制订购单

　　采购部门根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体名称、价格、数量、交货时间等，订购单应预先连续编号，并经过被授权的采购人员签名，正联送交供货商，副联送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。另外.还应由独立于请购、采购部门之外的其它部门检查订购单的合理性。

　　3验收商品和劳务

　　由验收部门检查收到的商品是否与订购单上的项目一致。验收合格后填制一式多联、预先编号的验收单，其中一联交仓库或其它请购部门作为入账凭证，另一联送财会部门作为记录债务的依据。

　　4确认债务

　　应付账款记账人员在收到卖方发票时将发票上所列商品的名称、规格、价格、数量、运费等与订单、验收单等相关凭证核对，并对合计加以复核。审核发票之后，就要登记采购日记账和应付账款明细账，再汇总、过账。

　　5处理和记录价款的支付

　　通常采用预先编号的付款凭单进行控制，在付款前，付款凭单由应付账款记账员掌管。订购单、验收单、供货商发票作为付款凭单的支持性凭证，经审核无误，由被授权的财会部门人员签署支票。

　　二、业务循环中的主要文件

　　采购与付款业务循环过程涉及的主要凭证和记录有：请购单，订购单，订货合同，验收单，卖方发票，借项通知单，付款凭单，支票，采购日记账，现金和银行存款日记账，材料采购明细账和总分类账，原材料、包装物、低值易耗品明细账和总账.应付账款明细账和总账，应付票据分类账和备查簿。预付账款明细账和总账。卖方对账单。

　　【2003年试题】

　　采购与付款业务循环中的借项通知单是反映由于退货或折让而减少向供货商付款金额的凭证，用于反映：

　　A.应收账款的减少

　　B.应收账款的增加

　　C.应付账款的减少

　　D.应付账款的增加

　　【答案】C

　　【解析】采购与付款业务循环中的借项通知单反映应付账款的减少。

　　三、业务循环中的内部控制

　　1职责分工

　　(1)提出采购申请与批准采购申请相互独立：

　　(2)批准请购与采购部门相互独立：

　　(3)采购审批、合同签订、合同审核相互独立;

　　(4)验收部门与财会部门相互独立：

　　(5)应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其它资产：

　　(6)内部检查与相关的执行和记录士作相互独立。

　　2信息传递程控

　　(1)授权程序

　　①企业内部建立分级采购批准制度;

　　②只有经过授权的人员才能提出采购申请;

　　③采购申请经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准：

　　④签发支票要经过被授权人的签字批准。

　　(2)文件和记录的使用

　　为了满足业务审批、财产保管、便于记录的要求，要合理设计并使用各种文件和记录。

　　(3)独立检查

　　由独立于业务经办人员的人对卖方发票、验收单、订购单、请购单进行独立检查.确保实际收到的商品符合订购要求。

　　3实物控制

　　采购与付款业务中的实物控制包括两个方面.一方面加强对已验收人库的商品的实物控制，限制非授权人员接近存货。验收部门人员应独立于仓库保管人员，同时加强对发生的退货的实物控制，货物的退回要有经审批的合法凭证。另一方面限制非授权人员接近各种记录和文件，防止伪造和篡改会计数据。