建设项目文档管理

6.6.1 文档的概念与特征(熟悉)

(1)文档资料的概念

文件是组织在其工作形成、接收和保存的所有记录的信息。

档案是组织在其工作中直接形成的有保存价值的历史记录。

资料则是组织通过购买、赠送、交换转换等途径获得的、供其工作参考的信息材料。

文件、档案、资料都是项目建设活动必需的信息来源，对文件、档案、资料的管理统称为文档管理。

文档管理包括文件收发、文件管理、档案管理、资料管理等。

投资建设项目档案可划分为工程建设类、设备仪器类、生产运行类、经营管理类、会计类、行政管理类等类目。

(2)建设项目文档资料载体

建设工程文档资料载体主要有以下四种：

①纸质载体：以纸张为基础的载体形式。

②缩微晶载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。

③光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。

④磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。

(3)文档资料特征

建设项目文档资料有以下方面的特征：

1)分散性和复杂性。

2)继承性和时效性。

3)全面性和真实性。

4)随机性。

5)多专业性和综合性。

例题：

建设项目文档资料具有()特征。

A、 时效性

B、 层次性

C、 随机性

D、 复杂性

E、 可扩展性

答案：A、C、D

6.6.2 建设项目档案管理职责(熟悉)

(1)各方的通用职责

1)工程各参建单位填写的工程档案应以工程合同、设计文件、工程质量验收标准、施工及验收规范等为依据。

2)工程档案应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。

3)工程档案进行分级管理，各单位技术负责人负责本单位工程档案的全过程组织工作，工程档案的收集、整理和审核工作由各单位档案管理员负责。

4)对工程档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚。

(2)建设单位职责

1)应加强对基建文件的管理工作，并设专人负责基建文件的收集、整理和归档工作。

2)在与勘察、设计单位、监理单位、施工单位签订勘察、设计、监理、施工合伺时，应对监理文件、施工文件和工程档案的编制责任、编制套数和移交期限做出明确规定。

3)必须向参建的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设项目有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。

4)负责在工程建设过程中对工程档案进行检查并签署意见。

5)负责组织工程档案的编制工作，可委托总承包单位或监理单位组织该项工作;负责组织竣工图的绘制工作，可委托总承包单位或监理单位或设计单位具体执行。

6)编制基建文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整基建文件归人地方城建档案部门及移交产权单位，保存期应与工程合理使用年限相同。

7)应严格按照国家和地方有关城建档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的资料，建立、健全工程档案，并在建设项目竣工验收后，按规定及时向地方城建档案部门移交工程档案。