09年财务与会计考前辅导：采购环节的财务控制与管理

采购是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务，特制订本制度。
　　一、物料供应采用集中采购制度。采购权之统一化在企业管理上当重要。如果采购权不统一，企业内任何单位都可向外申购，将造成企业之混乱。一般而言，企业内各部门所需之物品应向采购部门请购，再由采购部门向外采购。物料采购计划系根据物料需求计划而拟订。对储备物料采用预购备用方式采购，对非储备物料采用现用现购方式采购。采购作业基本步骤如下：
　　1．需求
　　即在采购之前，应先确定买哪些物料？买多少？何时买？由谁决定等？
　　2．需求说明
　　即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业，能顺利进行。
　　3．选择可能的供应来源
　　即就需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。
　　4．合宜价格的决定
　　即决定可能的供应商后，进行价格的谈判。
　　5．订单安排
　　即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。合约或订单，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，须予列明。
　　6．订单追踪与稽核
　　即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予严格验收入库。
　　7．核对发票
　　厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能办理付款。
　　8．不符与退货处理
　　即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。并立即办理重购，予以结案。
　　9．结案
　　即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。
　　10．纪录与档案维护
　　即凡经结案批示后之采购，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题之查考。（档案都有一定保管期限之规定）
　　二、公司的采购业务均纳入统一的采购计划，按用途可分为：
　　1.办公设备及用品
　　2.生产施工设备及工具
　　3.生产施工用原材料及零部件
　　三、采购程序的控制管理
　　1. 办公设备及用品的采购程序
　　1.1.各部门根据实际需要，在每月28日前将下月的《请购单》报公司行政部。
　　1.2.行政部将各部门《请购单》汇总，制订出统一的行政办公设备及用品的计划，经行政部主管审核后，上报公司财务部、总经理审核。
　　1.3.行政部将已审核的汇总《请购单》转采购部，采购部到合格供应商处采购，行政部负责所采购办公用品的验收、集中领用、保管和发放。（劳保用品由仓库验收、保管、按使用计划发放）
　　1.4.各部门根据实际需要到行政部领用，并在领用时填写有公用品领用登记表。
　　1.5.单价金额超过10元以上的办公用品，必须办理出入库手续，不能直接报销。
　　2.生产施工设备及工具采购程序
　　2.1.生产施工各班组根据工作需要，每月末填制生产施工设备及工具的《请购单》并交审核。
　　2.2.项目主管审核后，将《请购单》报与总工程师、生产施工副总、财务负责人、总经理审批，并将审核后的《请购单》交与采购采购部，纳入统一采购计划。
　　2.3.采购部将采购的生产施工设备及工具，经项目施工部门主管验收，并将签字验收后的物资办理入、出库手续。
　　3.生产施工用材料物资（消耗材料、辅料）及零部件采购程序。
　　3.1.由采购部根据生产施工计划及库存量，制定《采购计划》，报总工程师、生产施工副总经理、财务负责人及总经理审批后，采购部采购员按照采购物资的技术要求《合格供方目录》中选择供方，发送《材料采购单》，进行采购，用量较大、技术要求较高的材料物资则签订《采购合同》。
　　4.日常零星采购一般性物资的程序管理。
　　4.1.由于各种不可预测的原因（预算、技术变更等原因）而需要的突发性采购的一般性生产施工用原材料（消耗材料、辅料）及零部件，由施工班组长填制《请购单》，交项目施工部主管审核，项目施工部主管将《请购单》报总工程师、生产施工副总经理核准，并将批准后的《请购单》交采购部统一采购。
　　4.2.临时采购的少量一般性办公用品，由部门主管根据月计划额度填制《请购单》，部门主管审核，报总经理核准，并将批准后的《请购单》交采购部统一采购；
　　4.3.采购部根据库存情况采购
　　四、采购物资的验收，入库管理
　　1.工程材料（重要物资）和关键零部件，经由工程技术、质检人员按规定进行检验，提供《进料报检及检验报告单》后，仓库管理员再进行数量、规格验收，办理入库手续。
　　2.一般物资进厂检验，仓管员按项目施工部及技术质量部提供的采购资料进行验证。
　　3.入库票据必须有使用部门和技术质检部门签字，坚实先验收后入库的原则。

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