09年财务与会计考前辅导：采购环节的财务控制与管理
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五、采购业务的计划管理
1.为了公司资金统一安排，提高资金使用效率，采购采购部根据各部转来的已审批计划，根据库存情况和采购时间周期及顺序安排采购计划，根据付款方式、期限制作付款计划，报领导批准后转财务部。
2.财务部根据本月的资金状况安排采购资金，制作本月的统一资金支付计划和明细表上报公司总经理批准后执行。在执行过程中，发现因不可预见性的情况需更改资金计划，则由相关人员、部门提出更改或追加计划报主管领导、财务负责人、总经理批准，随即更改计划。
3.除生产施工、经营中突发情况可以提请总经理特批追加计划外，其他计划外的资金支付一律不予办理，对于其因人为因素如：计划不周到、不准确、不完整而造成的额度较大的计划外资金支付，公司对相关责任人给以适当的经济处罚。
六、采购业务其他要求
1.在仓库人员的协助下，采购人员应将库房的退回、积压物资定期清理、积极调换、处理以减少资金沉淀与浪费。
2.大宗采购（一次单种物资支付在金额5000元以上）和日常耗用量较大（月累计同种物资支付在金额10000元以上）的材料物资的采购，须进行前期市场调查、询价、比价工作，并均需与供方签订合同或协议。采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购: ①集中计划采购:凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
② 长期报价采购:凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知备请购部门依需要提出请购。
3．比价、议价、和询价要求：
⑴比价、议价。
①厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认
②是否殷实可靠的生产厂或直接进口商
④经成本分析后，设定议价目标
⑤是否有必要向厂家索取型号目录比较
⑥价格上涨下降有何因素
⑦是否必要开发其它厂商或转外购
⑧规定几万元以上的案件呈副总以上领导议价或设定议价目标
⑵询价
①交货期无法配合需用日期时联络请购部门
②充分了解请购材料的品名、规格
②急件或需用日期接近者应优先办理
④向厂商详细说明品名、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法
⑤同规格产品有几家供应宜均询价
⑥有否其他较有利的代用品或对抗品
⑦应提供同规格，不同厂牌做比较
⑧有否必要办理售后服务及保年限
⑨新厂商产品，是否需经过检查验试
4.为求降低风险，确保材料物资供应稳定，供应链上应发展多个供应渠道，不能单单依靠某一个供应商，应有后备供应商。应固定一到三家厂商供货，以便协作配合，并提供大宗采购及耗用量较大材料物资三个以上同类供货厂家的信息查询资料：厂家名称、地址、电话、主要负责人和产品报价、技术资料，以及生产规模、资信认证等尽可能详细的资质相关报告。以备日后内部审计和稽核使用。
5.参与合同谈判的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，无论合同大小，一律要求有两个以上的部门派人参加。参加物资采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，若是厂家规定之内的折让、折扣或佣金，应及时上缴公司财务。无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。
6.采购部门与其他部门协调与配合。
⑴ 与生产部门之协调关系。为了确保材料供应的稳定性，采购部门和生产管理部门需要经常交换信息。生产管理控制部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部门有充裕的时间寻求来源，并与供应商议价。而采购部门亦必须通知生产管制部门其所需要之材料购运时间及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时程有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，以便及时做适当的调整与配合。
⑵ 与质量管理部门之协调关系。采购人员必须熟悉有关材料品质标准，以便从供应商处购买到合乎要求的产品。采购人员由于直接与供应商接触，能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员，借以考核供应商。总之，采购与品管部门之协调关系如下：
①品管知识：采购人员应不断向品管部门学习品管的知识，以便在与供应商接触时能了解其品质，以期采购适当的物料供应生产施工。
②品质标准：采购部门应与品管部门保持密切联系，以便品管部门随时提供必要之协助，使请购规格与验收标准能相互吻合。
③物料验收：品管部门对于厂商交来之物料不符要求而拒收时，应即通知采购部门，以便采取必要之措施。
④开发厂商：采购部门与品管部门应共同开发供应厂商，以确认厂商是否具备供应所需产品之品质及数量的能力。
⒎ 单据要求及格式。
⑴报价请求单：报价请求单通常由采购部门填妥项目、数量等相关数据后，寄给供货商，要求供货商针对采购项目及数量进行报价工作。通常此一单据所包含的资料有：
①材料规格表
②采购的数量
③预期交货日
④交货地点
⑤供货商的决定日期。
此外，报价请求单也可能要求供货商提供以下数据：
①采购品的单价与总价
②运费由谁负责
③付款条件（例如现金折扣等等）
④预期交货日
⑤其它特殊条件。
⑵采购单（订购单）：是对供货商所做购买证明、承诺的重要文件。此文件具有法律上约束力，一经采购部门开出、核准后即兑现。通常采购单所包括数据有：
①采购单之编号
②采购品数量
③采购品的规格
④交货日与交货地点
⑤采购品的单价与总价
⑥现金折扣或其它付款条件
⑦其它特殊要求。 |
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